Organisation administrative

Responsable​ :  Juliette HUBERT

Missions

Pilotage administratif et pédagogique de l’offre de formation et suivi du service des enseignants

• Assurer le lien avec les différents partenaires (établissements d’enseignement supérieur, rectorat, inspections académiques) dans le cadre de la mise en œuvre du Master MEEF
• Harmoniser les pratiques entre les services centraux de Sorbonne Université (notamment le Pôle​ Pédagogie et Scolarité) et ceux des universités partenaires en matière de formation et de scolarité
• ​Collaborer avec les directeurs adjoints et responsables de formations pour mettre en œuvre le Master MEEF et le suivi des lauréats des concours d’enseignement
• ​Recueillir et vérifier les informations et documents nécessaires pour le suivi des services des enseignants
• Assurer la cohérence entre les services des enseignants et les maquettes de formation

Gestion du système d’informations

• Gérer le logiciel de scolarité « Apogée » dans le cadre du suivi administratif et pédagogique des étudiants et des stagiaires
• Participer aux projets de développement de l’application en collaboration avec la cellule Apogée de Sorbonne Université.
• Gérer l’application de traitement des demandes des usagers(OTRS)
• Participer au développement du logiciel inter-académique MUSE pour le suivi des lauréats des concours
• Participer en relation avec le CRI de l’INSPÉ, au développement des applications « SI ESPÉ » et « SALSA » (gestion des services d’enseignement)

Mise en œuvre des actes et procédures de gestion des formations

• Mettre en œuvre des procédures de préinscription, d’inscription administrative et pédagogique, centralisation des candidatures, convocation et inscription administrative et pédagogique des étudiants
• Organiser les différentes étapes pour le suivi administratif et pédagogique des enseignements du Tronc commun du Master MEEF Mention 1er et 2nd degré (plannings, inscriptions, examens, statistiques, saisie dans Apogée…)

Vie Étudiante et Action Sociale

• Organiser l’accueil et suivi des étudiants en situation de handicap en collaboration avec le service concerné de Sorbonne Université et celui en charge de la Médecine Préventive (SIUMPPS)
• Recueillir et vérifier les informations et documents nécessaires pour la gestion des bourses en collaboration avec le Pôle Vie Etudiante de Sorbonne Université.
• Gérer les dossiers spécifiques de demande d’allocations ou aides sociales
• Établir le suivi des étudiants inscrits bénéficiant d’un EAP : information, recensement, relation avec le rectorat

Mobilité internationale

• Accueillir les étudiants étrangers (inscriptions administratives et pédagogiques), et veiller aux conditions de départ de ceux inscrits à l’INSPÉ
• Travailler en collaboration avec le chargé de mission pour l’élaboration des contrats pédagogiques
• Instruire les conventions traitant la mobilité des étudiants en lien avec le service des affaires générales et institutionnelles de l’INSPÉ

Planning des salles et emplois du temps

• Gérer les réservations de salles des sites Molitor, Batignolles et Boursault
• Centraliser des emplois du temps des différents parcours et/ou mentions du Master MEEF​
• Assurer le lien avec le service de Formation Continue de l’université pour les réservations de salles

Responsable : N.

Missions

Vie institutionnelle

• Préparation des réunions des instances statutaires (conseil de l'INSPÉ, COSP) et commissions rattachées
• Coordination avec le calendrier des instances de Sorbonne Université (CA, Conseil académique, Comité technique)
• Organisation des élections
• Rédaction des décisions et des documents réglementaires (statuts, règlement intérieur)
• Mise à jour des données institutionnelles sur le site de l’INSPÉ

Aide au pilotage

• Mise en place de procédures relatives à l’organisation des services
• Établissement de tableaux de bord

Appui juridique

• Contrôle de la régularité des actes et procédures et conseiller les services
• Suivi des conventions de l’établissement
• Déclaration au CFC des droits de copie
• Déclarations CNIL

Hygiène et sécurité

• Coordination des unités de travail en vue de l’élaboration du document unique
• Organisation des exercices d’évacuation du site Molitor

Cliquez ici pour contacter les affaires générales.

Responsable : Doris CERON

Missions

Les bibliothèques ont pour mission de développer et gérer les fonds documentaires de l'INSPÉ.

Pilotage de la politique documentaire de l’INSPÉ

• Développer les fonds, en liaison avec les formateurs
• Gérer le budget du service (commandes et abonnements) et participer à la définition des marchés de l’université
• Définir la politique de conservation des fonds courants et des fonds patrimoniaux, notamment des travaux et publications de l’INSPÉ, et de numérisation.
• Référencer les documents dans le SUDOC et le SIGB et faciliter leur accès sur le portail documentaire en ligne.
• Proposer un programme de valorisation des collections, en lien avec la politique culturelle de l’école
• Définir et mettre en œuvre la politique de services aux publics : accueil, aménagement des espaces, formation des publics en lien avec les enseignements.
• Évaluer la politique documentaire et participer aux enquêtes du ministère.

Participation aux réseaux professionnels

• Préparer et animer la commission documentaire de l’INSPÉ.
• Participer aux réunions de direction du Service Commun de Documentation de Sorbonne Université, au Conseil de la documentation, s’inscrire dans les différents projets, y compris ceux de la COMUE.
• Organiser la rencontre annuelle des services de documentation des ESPE et animer des groupes de travail. Développer les relations avec les services de Canopé.
• Participer aux congrès des associations et organismes professionnels (ABES, club d’utilisateurs du SIGB, ABF, ADBS, ADBU, IFLA…).

Responsable : Julien Bigot 

Missions

Pilotage

• Proposer, piloter et coordonner la stratégie de communication globale en lien avec la direction de la communication de l’université
• Identifier les enjeux et les besoins de communication pour définir et mettre en œuvre le plan de communication interne et externe de l’INSPÉ
• Piloter la mise en œuvre de l’ensemble des actions de communication et animer l’équipe dédiée
• Gérer et suivre les marchés, les achats et les chantiers concernant les projets de communication.
• Assurer la programmation et l’exécution budgétaire dédiées aux activités de communication
• Mesurer l'efficacité des dispositifs mis en œuvre

Promotion des activités de l’INSPÉ et des universités partenaires

• ​Valoriser les projets et de l’INSPÉ
• ​Collecter et traiter les informations recueillies afin de leur donner une forme lisible et attractive pour différents publics
• ​Mettre en œuvre les projets : définir les cibles, le calendrier, la stratégie de communication
• ​Assurer les relations avec les médias et les partenaires

Conseils et veille

• ​Pratiquer et partager une veille sur l’évolution des pratiques en identifiant les tendances d’évolution et les expériences innovantes en matière de communication et d’outils numériques
• ​Assurer une mission de conseil et d’accompagnement en communication (projets, droits à l’image, propriété intellectuelle) auprès des enseignants, des étudiants et des services administratifs
• ​Veiller au respect de la charte graphique

Organisation évènementielle

• ​Concevoir et gérer l’organisation d’événements : rentrées universitaires, Journées Portes Ouvertes, salons, conférences, concerts…

Responsabilité éditoriale et de gestions des supports numériques

• ​Créer et gérer les supports numériques dans le cadre de projets en lien avec le CRI et le SUN
• ​Créer et animer un réseau de correspondants
• ​Animer les rubriques actualités, agenda, réseaux sociaux et veiller à l’actualisation des rubriques gérées par les correspondants

Responsable : Isabelle Dubois

Missions

Pilotage

• Préparation et dialogue budgétaires, présentation au conseil de l’école du budget prévisionnel et du bilan d’exécution du Budget Propre Intégré (en concertation avec la DAF et l’agence comptable),
• Contrôle de gestion (achats, restauration, fluides, prix de revient…),
• Valorisation des solutions de restauration (études, aménagements de l’espace, évolution des formules, monétique…)
• Définition des besoins et élaboration des projets immobiliers en collaboration avec le pôle patrimoine,
• Coordination des interventions pour l’organisation d’évènements sur sites,
• Tarifications : propositions d’évolution (locaux, prestations de restauration…),
• Coordination du fonctionnement des trois sites : Molitor, Batignolles et Boursault.

Ingénierie

• Gestion des opérations immobilières (mise en place d’études, sécurisation des interventions des entreprises, appels d’offres, suivi des chantiers…),
• Gestion et responsabilité du système d’alarme incendie,
• Suivi des maintenances réglementaires et des besoins exprimés en matière d’hygiène et de sécurité (document unique, observations des assistants de prévention et du CHSCT),
• Entretien des bâtiments, planification et suivi des travaux.

Gestion administrative et technique

• Activités financières en tant qu’ordonnateur secondaire (dépenses et recettes),
• Gestion financière des conventions,
• Gestion des marchés publics (analyse des besoins, rédaction des pièces du marché en lien avec le service de la commande publique),
• Gestion des missions du personnel et des étudiants,
• Gestion des régies de restauration (self et cafétéria), et de formation continue,
• Gestion du self et de la cafétéria en régie directe (suivi des stocks, commandes, préparations, contrôles sanitaires, application du Plan de Maîtrise Sanitaire, élaboration des menus).
• Entretien des locaux (planification et suivi du nettoyage des salles et bureaux).

Responsable : Martha ARCINIEGAS

Missions

Ce service s’articule autour de deux pôles :

Un pôle « Formation/Validations d’Acquis » qui assure l’accueil, l’orientation et le conseil des publics en reprise d'études ; le suivi administratif et la gestion des dossiers de préinscription et d’inscription administrative ; l'accompagnement des publics relevant des dispositifs de formation continue dans le cadre de la Validation des Acquis Personnels et Professionnels (VAPP) et de la Validation des Acquis d’Expérience (VAE) ainsi que le développement et le maintien des relations avec les services de formation continue des universités partenaires et les organismes de financement.

• Responsable pilotage opérationnel : Brigitte COPPA
• Gestionnaire formation continue : Yvan TIROUTTOUVARAYANE
• Adresse contact : reprise-etudes@inspe-paris.fr

Un pôle « Qualité, veille & partenariats » qui participe à la conception et à l’organisation des dispositifs de formation continue des enseignants et des formateurs, à partir de l’analyse des besoins des publics et des partenaires, en particulier avec l’académie de Paris. Le pôle a aussi une fonction support et d’aide au pilotage de l’activité de formation continue, notamment dans la mise en place d’une démarche qualité et la construction d’un système de veille des évolutions de la formation professionnelle continue et des métiers de l’Enseignement, l’éducation et la formation.

• Appui au pilotage opérationnel et démarche qualité : Martha ARCINIEGAS
• Secrétaire pédagogique et administrative : Christel LEROY
• Adresse contact : formation.continue@inspe-paris.fr 

Le service est déployé géographiquement sur deux sites :

• Site de Molitor
  • Accueil au : 10 rue Molitor, 75016 Paris ; de 9h à 18h
• Site de Boursault
  • Accueil au : 29 rue Boursault, 75017 Paris ; de 9h à 17h30

Responsable : Aissa HAMLAOUI 

Missions

Pilotage

• Dans le cadre de la mise en œuvre du Master MEEF et du suivi des enseignements, analyser, réaliser, développer les logiciels et leurs infrastructures spécifiques à l’INSPÉ ( mise en place du site de préinscriptions, échanges de données avec les universités partenaires, logiciel SALSA sur les services des enseignants,…)
• Gérer et suivre les marchés, les achats et les chantiers concernant le matériel informatique, réseau et de télécommunication. Conduire les budgets alloués.
• Pratiquer et partager une veille sur les évolutions techniques des outils
• Participer aux projets numériques transversaux coordonnés par le comité des projets numériques en lien étroit avec le service des usages numériques
• Participer avec le service des affaires générales et institutionnelles de l’INSPÉ à l’instruction des dossiers CNIL

Ingénierie

• Intégrer les applications spécifiques à l’université en lien avec la DSI et définir les moyens matériels et logiciels nécessaires
• Assurer l’assistance technico-pédagogique pour tous les outils mis à disposition des utilisateurs
• Mettre à disposition des services rapports, statistiques et documentation technique

Gestion technique

• Maintenir le parc informatique (serveurs,postes), le matériel d’impressions et l’ensemble du matériel informatique
• Assurer la sécurité du matériel et de l’accès aux données et leur sauvegarde
• Assurer la maintenance et le développement des matériels de téléphonie

Pour vos demandes, vous pouvez :

• Contacter via un formulaire pré-rempli le service informatique
• Appeler au 01 40 50 25 25

Elles seront ensuite accessibles à l'adresse suivante : http://support.inspe-paris.fr

Responsable : Nourhène HAMED

Missions

Dans le cadre de la gestion intégrée des ressources humaines au niveau de la faculté des lettres au sein de Sorbonne Université, le service des ressources humaines de l’INSPÉ est un service de proximité élargi, en charge essentiellement de la gestion individuelle et collective des personnels de l’établissement, du recrutement des enseignants et des contractuels BIATSS, et de la gestion administrative du personnel. Il travaille en liaison étroite avec la direction des ressources humaines de la Faculté des Lettres.

Mise en œuvre de la politique de l’INSPÉ en matière de ressources humaines

Suivi des emplois dans le cadre du dialogue de gestion et la campagne emploi

Recrutement

• Mise en place des campagnes de recrutement des enseignants​
• Recrutement des personnels administratifs contractuels

Gestion administrative

• Interface avec les services de la DRH de la Faculté des Lettres sur la gestion individuelle et collective  ;
• Mise en œuvre des différentes tâches de gestion de proximité élargie
• Suivi des opérations collectives des personnels enseignants et administratifs​, gestion des congés des personnels BIATSS
• Gestion des heures complémentaires des intervenants extérieurs / autorisations de cumul  d’activité / vacations et emplois étudiants

Horaires d'ouverture :

​Le Service des Ressources Humaines vous accueille :

Les lundi, mardi, mercredi et jeudi ; de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00

Le vendredi ; de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00

Contact :

• Par téléphone : 01 40 50 25 40 / 25 63
• Par fax : 01 40 50 25 73
• Par adresse e-mail : ressources.humaines@inspe-paris.fr 

Responsable :  Baptiste Bail

Missions

Le SUN pilote et assure l’ingénierie des projets numériques et des ressources pédagogiques de l’établissement.

Pilotage

• Participer aux projets numériques transversaux coordonnés par le comité des projets numériques en lien étroit avec le service informatique et le service de la communication.
• Gérer et suivre les marchés, les achats et les chantiers concernant l’équipement audiovisuel et informatique pédagogique. Conduire les budgets alloués.
• Pratiquer et partager une veille sur les évolutions techniques, les usages pédagogiques des outils et médias numériques.
• Accompagner les enseignants dans leurs projets d’intégration du numérique dans leurs enseignements et la médiatisation de leurs cours.

Ingénierie

• Assurer l’assistance technico-pédagogique pour tous les outils et ressources numériques mis à disposition des formateurs par l’INSPÉ.
• Réaliser des ressources pédagogiques numériques et permettre leur diffusion.
• Mettre à disposition des outils et des logiciels simples pour permettre aux formateurs de produire des ressources pédagogiques légères (séquences vidéos, sonorisation d’un diaporama…).

Gestion administrative et technique

• Assurer la mise en place des certifications C2I2E (organisation matérielle et pédagogique).
• Assurer la préparation des réunions du comité de projets numériques.
• Maintenir les parcs audiovisuels et informatiques pédagogiques.

Responsable :  Olivier Senes

Missions

Le service de gestion des salles veille à la bonne attribution des salles et amphithéâtres et à la bonne répartition des cours, sur les sites de l'INSPÉ, en fonction des besoins des formateurs et autres usagers ainsi que de l'occupation des locaux.

Le département est placé sous la responsabilité d’une personne nommée par le directeur de l’INSPÉ après proposition du département à l’issue d’un vote. En cas d’absence de candidat pour la mission, le département est placé sous la responsabilité d’un directeur adjoint.

Le responsable est nommé pour un mandat de trois ans.

Le département travaille dans un esprit de concertation et de collégialité. Le département se réunit sur convocation du responsable au moins une fois par trimestre. Le département se réunit de plein droit, dans un délai de 15 jours, chaque fois que la majorité absolue de ses membres en exprime le vœu. Après chaque réunion, un relevé de décision  ou de compte rendu est rédigé par le responsable. Il est transmis à chacun des membres du département. Faute de remarques des membres du département présents à la réunion dans un délai de sept jours, le relevé de décision ou de compte rendu sera considéré comme adopté et transmis au secrétariat de direction.

Attributions du département :

• Services d’enseignement
• Besoins spécifiques à son département
• Campagnes d'emploi

Relations avec la direction :

• Réunion des responsables de départements au moins trois fois par an, à l’initiative du directeur qui fixe l’ordre du jour,
• Dialogue de gestion entre le responsable du département et la direction qui a lieu au moins une fois par an afin d’examiner les questions de services d’enseignement, de campagne emploi et de budget.

Responsables de départements

• Allemand : Eva LACROIX
• Anglais : Sarah BISSON et Cécile MILLOT
• ARCH: Rachel VINUESA
• Arts plastiques : Christiane HERTH et Jean-Daniel PELLEN
• ASH - EI : Mathieu PERROT
• Documentation : Raribah GATTI
• Éducation musicale : Cyrille RAULT-GREGORIO
• EPS : Xavier ROUDILLON
• Espagnol : Yannick BOUTIER et Angélique QUER
• Histoire-Géographie : Simon CATROS et Bertrand PLEVEN
• Italien : Arianna SCICUTELLA
• Lettres : Matthieu VERRIER
• Mathématiques : Pascale NIKOLSKI-VITSE
• Philo-SHS-CPE : Fabienne DURAND et Marie-Noëlle DABESTANI
• Physique-Chimie : Fabienne PEYROT
• SES Économie-gestion : Bénédicte CHEVIT
• SVT : Laurence BODINEAU et Sandrine MEYLAN-THICOT
• Technologie : Olivier GRUGIER